Projekt 03 · KI & Automatisierung
Vom E-Mail-Postfach
bis zur Ablage. Automatisch.
Ein wiederkehrender administrativer Prozess wurde neu gedacht und weitgehend automatisiert: Rechnungen erkennen, Informationen auslesen, zuordnen, ablegen und für die weitere Buchhaltung vorbereiten.
Ausgangslage
Viele kleine Handgriffe ergeben erstaunlich viel Arbeit.
Eingangsrechnungen treffen über E-Mail, PDF-Anhang, Downloadlink, Portale oder Weiterleitungen ein. Danach folgen viele kurze manuelle Schritte: Dokument öffnen, Rechnung erkennen, Lieferant und Daten prüfen, Datei umbenennen, den richtigen Ordner suchen, Kommunikation archivieren und Informationen für die Buchhaltung bereitstellen.
Bei Ausgangsrechnungen entsteht ein ähnlicher Ablauf. Jeder einzelne Schritt dauert vielleicht nur kurz. In Summe entsteht daraus jeden Monat ein erheblicher administrativer Prozess.
- E-Mail und Anhang öffnen
- Dokumenttyp erkennen
- Lieferant zuordnen
- Rechnungsdaten erfassen
- Datei einheitlich benennen
- richtigen Ablageort wählen
- E-Mail archivieren
- Daten an Folgeprozess übergeben
Die Herausforderung
Automatisieren heißt nicht einfach KI einschalten.
Bevor eine technische Lösung aufgebaut wurde, musste der tatsächliche Prozess verstanden werden – inklusive Regeln, Ausnahmen, Kontrollpunkten und Verantwortlichkeiten.
- Wo kommen Dokumente herein?
- Welche Dokumenttypen gibt es?
- Welche Daten werden benötigt?
- Wo müssen sie gespeichert werden?
- Welche Regeln gelten für Dateinamen?
- Was benötigt die Buchhaltung?
- Was darf automatisch entschieden werden?
- Wo muss ein Mensch freigeben?
Der neue Eingangsworkflow
Ein Dokument wird möglichst nur einmal behandelt.
Danach übernimmt der Workflow die wiederkehrenden Schritte. KI wird für unstrukturierte Inhalte genutzt; eindeutige Handlungen bleiben klassische Automatisierung.
E-Mail & Anhang
Relevante Dokumente werden erkannt und vom weiteren E-Mail-Inhalt getrennt.
Klassifizierung
Eingangsrechnung, Gutschrift oder sonstiges Dokument werden unterschieden.
KI-Auslesen
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuer und Fälligkeit werden extrahiert.
Plausibilitätsprüfung
Fehlende, widersprüchliche oder unbekannte Angaben werden erkannt.
Benennung
Die Datei erhält nach einer definierten Logik einen einheitlichen Namen.
Ablage
Dokument und zugehörige Kommunikation werden strukturiert archiviert.
Weitergabe
Benötigte Informationen stehen für den nächsten Buchhaltungsprozess bereit.
Ausnahme
Unklare Fälle landen nachvollziehbar in einer menschlichen Prüfliste.
KI dort einsetzen, wo sie besser ist als eine starre Regel. Automatisierung dort, wo Regeln eindeutig sind.
Das technische Grundprinzip
Die passende Technologie für die passende Aufgabe.
Klassische Automatisierung
Eindeutige Regeln zuverlässig ausführen
- Datei verschieben
- Datei benennen
- Ordner wählen
- E-Mail archivieren
- Status setzen
- Benachrichtigung senden
Künstliche Intelligenz
Unstrukturierte Inhalte einordnen
- Dokumentinhalt verstehen
- Dokumenttyp erkennen
- Informationen extrahieren
- abweichende Inhalte einordnen
Human in the Loop
Automatisch, wo sinnvoll.
Menschlich kontrolliert, wo nötig.
Es handelt sich nicht um eine vollautonome Buchhaltung. Entscheidungen, Freigaben und Sonderfälle bleiben dort beim Menschen, wo Kontrolle notwendig ist.
Unbekannte Lieferanten, unvollständige Rechnungen, unklare Zuordnungen, abweichende Beträge, fehlende Informationen oder ungewöhnliche Dokumente werden nicht stillschweigend verarbeitet. Sie landen in einer Prüfliste.
- Prozessanalyse
- KI-Konzeption
- Workflow-Design
- Dokumentenerkennung
- Datenextraktion
- E-Mail-Automatisierung
- Dokumentenablage
- Fehlerbehandlung
Vorher / Nachher
Der Unterschied liegt in den vielen kleinen Schritten.
Vorher
- E-Mail öffnen
- PDF herunterladen
- lesen und zuordnen
- umbenennen
- Ordner suchen
- verschieben
- E-Mail ablegen
- Daten weitergeben
Nachher
- E-Mail trifft ein
- Workflow übernimmt
- Prüfung nur bei Ausnahme
Das qualitative Ergebnis
Weniger Routine.
Mehr Struktur.
Keine erfundenen Stunden- oder Prozentwerte. Die Verbesserung wird anhand der veränderten Arbeitsweise beschrieben.
Weniger Handarbeit
Wiederkehrende administrative Tätigkeiten werden automatisch erledigt.
Einheitliche Ablage
Dokumente folgen einer definierten und nachvollziehbaren Struktur.
Weniger Suchen
Dokumente und zugehörige Kommunikation können leichter gefunden werden.
Skalierbar
Mehr Dokumente bedeuten nicht automatisch im gleichen Verhältnis mehr Handarbeit.
Strategische Bedeutung
KI-Beratung ist mehr als ChatGPT und Prompts.
Dieser Case zeigt, wie bestehende Unternehmensprozesse verstanden und unterschiedliche Technologien miteinander verbunden werden. Die Lösung beginnt nicht bei einem Chatbot, sondern beim tatsächlichen administrativen Ablauf.
Manchmal ist KI der richtige Baustein. Andere Schritte werden zuverlässiger mit eindeutigen Regeln automatisiert. Entscheidend ist die durchgängige Lösung.
„Die beste KI-Lösung ist meistens nicht die spektakulärste. Sondern jene, bei der jemand irgendwann merkt: Diese Arbeit mache ich ja gar nicht mehr.“Dominik Fenzl